Agenda Ejecutiva
Es
un documento de planeación y programación de actividades basadas en la
administración del tiempo. Denota principalmente las acciones a ser acometidas.
Es también un registro de prioridades enfocadas, por lo general, hacia la
realización de objetivos, tareas, juntas. La agenda ejecutiva muchas veces
tiene como complemento tablas o matrices de tiempo basadas en el
establecimiento de prioridades en función de importancia o urgencia de un determinado
hecho. La organización de ideas y conceptos es algunas veces parte de una agenda
ejecutiva.
Típicamente,
los puntos en una agenda pueden ser:
- Bienvenida y apertura de la agenda.
- Comentarios a los puntos de la agenda.
- Revisión y aprobación de los puntos de minuta de la reunión anterior.
- Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anteriores.
- Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión. Esta parte es el cuerpo principal de la reunión y por lo cual tiene el contenido más significativo.
- Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus áreas de atención
- Arreglos y anuncios para la próxima reunión.
Matriz de Administración del Tiempo.
Stephen
Covey (1989), en su libro "Los 7 hábitos de la gente altamente
efectiva", describe una serie de principios (que debemos tomar sólo como
recomendaciones), que pueden ayudarnos a tener una administración del tiempo
efectiva y propone para ello una “Matriz de Administración del Tiempo”, que
está dividida en cuatro cuadrantes:
Cuadrante 1: “Lo Urgente e Importante”.
Caracterizado
por ser actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra
existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite,
vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que
presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver
problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.
Cuadrante 2: “Lo Importante, No Urgente”.
Este
cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien están más lejanas en cuanto
a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro
aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar
parcialmente nuestro bienestar actual en pos de un mejor futuro.
Cuadrante 3: “Lo Urgente, No Importante”:
Componen
a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no
planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás
personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos
distraen de las tareas de los cuadrantes 1 y 2.Ceder a estas solicitudes es una
tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y
aceptación personal frente a las demás personas. Aunque podemos comprobar que
el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. Es la
situación donde pensamos: “Me pasé todo el día ocupado, pero siento que no hice
nada de lo importante que tenía previsto".
Cuadrante 4: “Lo No Urgente, No Importante”:
Actividades
de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc. Muchas
veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis
por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros
problemas.
