miércoles, 26 de septiembre de 2018

Planeación del tiempo y sus herramientas



Agenda Ejecutiva

Es un documento de planeación y programación de actividades basadas en la administración del tiempo. Denota principalmente las acciones a ser acometidas. Es también un registro de prioridades enfocadas, por lo general, hacia la realización de objetivos, tareas, juntas. La agenda ejecutiva muchas veces tiene como complemento tablas o matrices de tiempo basadas en el establecimiento de prioridades en función de importancia o urgencia de un determinado hecho. La organización de ideas y conceptos es algunas veces parte de una agenda ejecutiva.

Típicamente, los puntos en una agenda pueden ser:

  •          Bienvenida y apertura de la agenda.
  •          Comentarios a los puntos de la agenda.
  •          Revisión y aprobación de los puntos de minuta de la reunión anterior.
  •          Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anteriores.
  •          Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión. Esta parte es el cuerpo principal de la reunión y por lo cual tiene el contenido más significativo.
  •          Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus áreas de atención
  •          Arreglos y anuncios para la próxima reunión.

Matriz de Administración del Tiempo.


Stephen Covey (1989), en su libro "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva", describe una serie de principios (que debemos tomar sólo como recomendaciones), que pueden ayudarnos a tener una administración del tiempo efectiva y propone para ello una “Matriz de Administración del Tiempo”, que está dividida en cuatro cuadrantes:

  Cuadrante 1: “Lo Urgente e Importante”.

Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.

  Cuadrante 2: “Lo Importante, No Urgente”.

Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de un mejor futuro. 

  Cuadrante 3: “Lo Urgente, No Importante”:

Componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los cuadrantes 1 y 2.Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las demás personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. Es la situación donde pensamos: “Me pasé todo el día ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante que tenía previsto".

  Cuadrante 4: “Lo No Urgente, No Importante”:

Actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas.



No hay comentarios.:

Publicar un comentario